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视频会议方案
企业选购视频会议设备需要注意哪些方面
发布时间:2018-03-19 文章来源: 网络整理

在现代企业也会议中,视频会议已不再是大企业或政府专用,中小企业配备视频会议系统对节省企业运营成本,提高工作效率有很大帮助。企业视频会议根据规模不同有不同类型,但是弄清企业需要怎样的视频会议系统是首要问题。企业在选购视频会议时,先将会议流程搞清楚就会发现,视频会议系统其实并不复杂。

作为企业客户,尤其是中小企业客户、预算有限的客户,如何选择视频会议系统呢?这个问题的答案并不复杂,主要的选择模式无外乎有三种。

第一,看别人用了什么,看政府机关用了什么、中石油,中石化这些巨头用了什么、或者去看自己的兄弟企业,行业伙伴用了什么;第二,看谁的视频会议系统更为先进、先容花哨、科技名词多、专利技术强大;第三,通过深入研究自己的业务流,找到自己到底需要什么,购买合适且开放易于升级的产品。

以上三种选购方式都具有合理性。比如,参照别人的方式,如果真的有合适的参考目标,那将是事半功倍的方法;而以产品的先进性为主要选择要点,也符合科技行业最流行的“思维方式”——谁都不想购买的产品很快又被淘汰。但是,这两种方式也很容易出现“选择误差”:即产品固然优秀,却最终不适用于自己的业务流程。所以,最好的选购方式是第三种,以自己业务需求为中心的选择原则。

企业怎么选择视频会议设备

图片来源网络

但是,对于很多人“业务需求”这个表述依然是“如此的高大上”。再小的企业也会五脏俱全,业务流程包含方方面面。各种的业务环节到底哪些能决定“视频会议”系统的选购呢?对这个问题还可以再次简化:将思考“业务需求”,变成思考“怎样开会”。

视频会议系统的核心应用和意义离不开“开会”这两个字。视频会议系统的发明就是为了能够更好的解决“不同地域范畴内人员即时开会的问题”——也许,此前的电话沟通、电报沟通、电子邮件沟通已经部分解决“不同地域人员即时开会”的问题。但是,这些沟通方式做不到“声情并茂”,无法将肢体语言,众多人的集中的情绪态度传达给对方,进而造成了沟通效率的下降。如果采用高清视频会议系统,那么这些问题就会迎刃而解:高清晰的同步音视频应用,将最大限度的拉近空间距离,创造类似面对面的会商氛围和效果。

不过,高清视频会议系统的意义还不只于“人和人的沟通”,他还是“人和物”的沟通的好帮手——在这一点上,传统远程通信技术无法与之媲美。通过高清视频,能够实时展示对具体产品、文件的“操作、调试、应用和最终效果”。对于视频会议的此种神效,可以拿远程销售行业做例子说明:对于传统的电话销售,人们理解产品完全靠听、说、问和日常经验的参照。但是,变成了电视销售,则可以具体演示、展现产品细节,达到最接近真实使用的推销效果。——视频会议系统所延伸出的这种“人和物”的沟通,就是该行业最常提到的“办公协同”应用的最核心部分。

知道了视频会议系统的核心应用和意义,就可以将这种技术系统与企业的“日常业务”,特别是“开会”流程整合起来。对此,还要以举例的方式做具体说明:

比如,某企业遇到一个新客户,提出了新的产品设计或者服务要求:这不仅需要销售部门和技术开发部门做出表态,由于要引入新的研发设计,便会产生更高的服务成本,这就需要企业主管甚至老总拍板。但是,不巧的是,销售团队在北京、技术团队在上海,老总休假去了三亚。为了最多一天半天,甚至一个小时就能完成的会议,着实不值得将三地人员大费周章的集中到一起。

那么作为系统使用者,客户最需要了解和思考的既是,到底自己的那些业务有需要、也能够装入“视频会议”,并以此为基础进行产品选购。

解决这个问题就需要再回到“如何开会”的话题:这个问题可以细分为如下情况。
1.会议是传达型的会议,核心领导讲话、部门领导表态即完毕;
2.会议是讨论性的会议,有很多即时的发言、具体文件,物品的展示;
3.会议是学习型的会议,主要是主讲人发言,辅助部分人员的提问,展示多以文件为主;
4.会议是临时性的会议,随时有新的人员加入,甚至有其他通信手段和系统加入;
5会议是流水型的会议,主要会议主持人员不动,但是其它会议参与者独立分组加入,相当于多个会议连续开;
6.会议以现场观摩为主,需要多种通信支撑,双屏双流显示,移动通信支撑;
7.会议是危机处理和决策性的,需要特种设备信号支撑和多种通信系统支撑等。

以上这些分类,难以概括所有的会议系统应用场景。但是,由这些分析却可归纳出一系列的产品应用特点:首先是上文已经提到的“多方人员沟通”、“人与物的沟通”、“双屏双流”、“多通信手段”等,但是除此之外还会有另一个问题,那就是系统兼容需求。这个兼容性主要包括两方面的意义:一是,系统能扩展功能,App不断升级,融合更多的统一通信概念;二是此系统能和外部品牌的产品无缝连接、配合应用。尤其是后者,对于好的视频会议系统是必须的条件。比如,企业销售和研发部门可能同时需要与客户沟通。但是客户企业却没有“义务”采购完全一样的视频会议系统。

融入既有的业务流程,满足既有会议形式需求,同时具有更好的兼容和扩展性:这是对一款好的视频会议系统的最基本要求。如果还要针对中小企业用户提出一些“进阶性”的需求,那么易于部署和维护、综合成本低,性价比高将是另两个必须的条件。



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